Pentru majoritatea erorilor de calcul, exista un motiv tolerabil – factorul uman. Vorbim despre trei erori de calcul „umane”, la ce duc acestea si daca se poate face ceva in acest sens.
1. Greseli de scriere in numere si formule
Exista mai multe optiuni pentru astfel de erori: a adaugat mii la milioane, kilograme la bani etc. (sume de ordin diferit sau unitati de masura diferite)amestecat accidental: 393, nu 193 (cifre la tastarea numerelor), nu 393, ci 3,93 (capacitatea cifrelor sumelor) sau „dublu minus” (semne in formule)a omis sau a numarat de doua ori un articol bugetar din rezultat, a introdus incorect datele initiale rand cu rand (de exemplu, volumul vanzarilor si verificarea medie).
Pare inofensiv, dar astfel de greseli pot fi cele mai semnificative. Mai ales daca in continuare aceasta suma este implicata in calculul mai multor articole.
La bugetarea proiectului, randurile „numar de comenzi” si „verificare medie” au fost confundate. Acum, in ambele versiuni ale planului, suma veniturilor este aceeasi – 550 mii USD, iar eroarea profitului planificat este de 126,1 mii USD. Este mai mare, deoarece au fost necesare mai putine resurse pentru a-l obtine.
Sa presupunem ca nevoia de manageri de vanzari este determinata pe baza volumului de munca constant de 100 de comenzi per manager. Cu un plan de 550 de comenzi, nu 10, ci 6 vanzari vor fi necesare. Costurile cu forta de munca sunt mai mici. Bugetul pentru o campanie de publicitate la tariful de 20 USD per comanda este acum si mai mic.
Se pare ca este si mai bine, dar nu este. Un volum planificat de vanzari de 550 de comenzi poate merge la lucru pentru alte departamente. Cel mai probabil, o eroare la verificarea medie planificata (care acum este de aproape 2 ori mai mare) va fi observata rapid sau de indata ce se va dovedi ca nu au existat comenzi in prima luna. De fapt, ei vor accepta volumul de vanzari planificat de 550 de comenzi la pretul corect de 550 USD. Ca urmare, se vor pierde 121,4 mii USD din profit si se va pierde potentialul de piata pentru 450 de comenzi. Si anul viitor, nisa poate fi ocupata de un concurent.
In plus, daca echipa are deja 10 manageri de vanzari, trebuie sa planificati o reducere a personalului, altfel proiectul va fi neprofitabil.
Cu cat se observa mai devreme o eroare de introducere a datelor ca aceasta, cu atat mai bine.
3. Necunoasterea regulilor si formulelor de calcul al indicatorului
Aceasta eroare poate fi cauzata de:
necunoasterea formulelor de baza pentru calcularea unui anumit articol bugetar, neintelegerea limitelor unei anumite metode (rotunjire economica sau aritmetica a valorilor, metode de prognoza).
Adesea, nu se fac calcule pentru buget, ci pur si simplu iau date din ultimul an. Dar pentru fiecare articol exista o formula specifica, propriile reguli de calcul, succesiunea actiunilor in timpul formarii, o intelegere a modului in care decurge procesul de afaceri.
3. Ne-am facut un buget pentru noi insine, si nu pentru companie (calcul cu marja)
Acestea sunt erori nu in calculele in sine, ci tocmai in raport cu abaterea planului de la fapt. Spre deosebire de primele doua situatii, aici toate calculele sunt adesea verificate: nu exista greseli de scriere si formulele corecte. Dar datele originale sunt distorsionate in mod deliberat – pentru a garanta rezultatul.
Versiunea clasica a „intotdeauna un rezultat pozitiv”:
„Depasirea” planului in ceea ce priveste veniturile din cauza subestimarii datelor initiale planificate„economii” de cheltuieli datorita supraestimarii datelor initiale planificate
Nu apare in vid. Poate ca in companie, bugetul a devenit un instrument doar pentru pedeapsa sau incurajare, si nu pentru management eficient. Planificarea din timp ofera angajatilor un sentiment de siguranta si confort. Dar pretul acestei abordari poate fi prea mare pentru afacere. De exemplu, o companie va refuza proiecte si solutii interesante pentru ca nu au suficiente fonduri pentru finantare sau au fost planificate neprofitabile.
